Utax e il Cloud: due servizi con lo stesso obiettivo.

Certe volte può capitare di creare un file sul computer di casa, ma l’indomani, recandosi a lavoro, ci si potrebbe dimenticare di portare con sé proprio quel file. Altre volte, invece, potrebbe capitare di ritrovarsi con più copie di uno stesso documento e di non sapere quello di cui si aveva realmente bisogno. Nella peggiore delle ipotesi, si potrebbe perdere lo smartphone, il tablet o il computer portatile o la chiavetta USB contenente tutti i propri file, o, peggio ancora, potrebbe persino anche accadere che il proprio dispositivo preferito smetta improvvisamente di funzionare.

Per risolvere questi ed altri problemi è nato quindi il Cloud che è uno spazio di archiviazione personale che risulta essere accessibile in qualsiasi momento ed in ogni luogo utilizzando semplicemente una qualunque connessione ad Internet. Utax e le sue multifunzione supportano questo sistema garantendo la compatibilità con questo servizio, facilitando i flussi di lavoro e aumentando la velocità del lavoro stesso, grazie alle ottime prestazioni delle macchine Utax e allo speed del Cloud.

Questa “nuvola” di memoria ha smesso ormai da tempo di essere un qualcosa di poco conosciuto anche grazie ad Aruba, l’azienda italiana più famosa per i suoi servizi in cloud. Piccole, grandi e medie imprese, nell’ormai passato, dovevano ospitare all’interno della propria azienda grandi server, computers e dispositivi di archiviazione per importanti documenti aziendali.  

Come detto prima, l’informatica “della nuvola”, appunto cloud in inglese, ha garantito, indipendentemente dalla grandezza dell’azienda, ampi spazi di archiviazione per i flussi di lavoro aziendali direttamente tramite una connessione. Il mercato di questo servizio, secondo il dato certificato dall’edizione 2019 dell’Osservatorio Cloud Trasformation della School of Management del Politecnico di Milano, si aggira attorno ai 2.77 miliardi di euro cioè il 18% in più rispetto al 2018.

I settori manufatturiero, bancario e Tlc/Media sono quelli che usano in assoluto questo servizio, riducendo ai minimi termini la presenza di dispositivi e apparecchi elettronici in azienda. Tra le PMI (piccole medie imprese), solo il 30% adotta il cloud come prassi di lavoro, avvicinandosi sempre di più ai valori e alla struttura interna di una grande impresa.

UNO STAFF COMPETENTE

Dedicare un piccolo team IT  alla gestione del cloud è un enorme passo verso l’ottimizzazione dell’organizzazione aziendale dei flussi di lavoro, verso la semplificazione e la sicurezza dei documenti aziendali e privati. Questo servizio rispetta, si adatta e viene costantemente adeguato alle norme GDPR in vigore, così da alleggerire le aziende di una preoccupazione in più che potrebbe occupare una parte di tempo da spendere invece in altro modo. Oggi quasi ¼ delle aziende possiede dei dipendenti qualificati per gestire i servizi in cloud, ma in 6 casi su 10 spesso le aziende non trovano dei veri professionisti. Proprio per questo è sempre consigliato seguire dei corsi di aggiornamento o programmare delle ore di lavoro per i corsi formativi.

La dematerializzazione dei processi aziendali garantisce un metodo di lavoro preciso, (leggi anche il nostro articolo riguardo la gestione documentale), garantisce anche la reperibilità dei file in ogni luogo (se si hanno le autorizzazioni per farlo) e quindi la sicurezza dei documenti aziendali tramite programmi preimpostati e un team selezionato.

Spesso i servizi in cloud vengono gestiti da terzi, come agenzie apposite. Questo porta l’azienda a non occuparsi direttamente del servizio in sé ma è anche una spesa e un costo. Tutto dipende dal budget aziendale e dalla mole di lavoro, o dal numero di dipendenti.

Il cloud è ormai un’opportunità sia per le grandi organizzazioni, che hanno necessità complesse, sia per tutte quelle piccole o medie imprese che hanno bisogno di servizi flessibili, facili e costruiti su misura, senza pagare costi eccessivi per manutenzioni o assistenza server.

Il nostro Scanner Vision o il software Documentale Utax possono essere installati nel cloud, aiutando così a gestire i flussi di lavoro, partendo da una semplice multifunzione per finire all’archiviazione corretta di file o alla riconversione di interi testi da scannerizzazioni. Potrai recuperare facilmente i tuoi file e garantire la privacy dei tuoi documenti privati, leggi l’articolo riguardo il nostro software Scanner Vision.

IL TUO UFFICIO OVUNQUE

Entro il 2021 – secondo lo studio di Idc - il 60% delle aziende Global 2000 (le più grandi aziende quotate al mondo) adotterà quello che la stessa società di analisi definisce Future WorkSpace, ovvero un nuovo concetto di spazio di lavoro «in grado di migliorare l'esperienza e la produttività dei dipendenti attraverso un ambiente fisico e virtuale più flessibile, intelligente e collaborativo». Lo spazio di lavoro futuro non sarà «statico o a orari prestabiliti», ma sarà «ovunque, in qualsiasi momento, su ogni device, mutuando l'inclinazione di millennial e nativi digitali».

E il ruolo dell'intelligenza artificiale (XARA L'INTELLIGENZA ARTIFICIALE DI UTAX), sarà determinante. Perché nonostante ad oggi le tecnologie AI siano perlopiù utilizzate per ottimizzare il consumo di risorse sul posto di lavoro (luci, aria condizionata ecc.), nuovi strumenti intelligenti come risponditori predittivi, UI vocali o sistemi di videoconferenza automatizzati «aiuteranno i dipendenti a diventare più produttivi nel giro di pochi anni».

25/11/2019