Receptionist del futuro

Oggi vogliamo parlarvi di una evoluzione del vostro Multifunzione UTAX.

Si, perché non è detto che il Multifunzione serva solo ed esclusivamente a Stampare e scansionare i documenti, anzi….

Quello che vogliamo proporvi oggi è una vera e propria rivoluzione che snellirà le operazioni di registrazione ospiti in visita presso i vostri uffici e vi darà modo di trasformare un piccolo Multifunzione in un rilevatore presenze per i dipendenti della vostra azienda.

Registrazione degli ospiti

Molto spesso all’ingresso di un’azienda come ospiti dobbiamo compilare un registro presenze cartaceo e annunciarci alla Reception per far si che la persona con cui abbiamo appuntamento sia avvisata.

In barba a tutte le norme sulla Privacy il registro è già stato compilato da altre persone prima di noi dando visibilità a tutti di chi è stato in quell’ufficio e quasi mai ci viene rilasciata un informativa o un consenso ai dati rilasciati su quel registro.

E se poi la Receptionist è assente ? O se è al telefono? Dobbiamo aspettare il ritorno della stessa o che termini la telefonata augurandoci che non sia troppa lunga…

Volete davvero che i vostri ospiti pensino questo della vostra azienda?

E se invece di avere una persona a riceverci trovassimo un Totem digitale che con un pannello che ci guidi per la registrazione?

Basta installare una multifunzione UTAX presso la reception dell’azienda con un cartello che indichi “se hai un appuntamento registrati qui”. Sul pannello della multifunzione verrà, dunque, riportato un messaggio di benvenuto e un bottone “REGISTRATI QUI”.

Una volta cliccato il bottone, sullo schermo appariranno una serie di domande tra cui nome, cognome, azienda, l’ufficio e la persona con cui si ha fissato un appuntamento e l’utente dovrà rispondere digitando sulla tastiera dell’apparecchiatura.

A registrazione avvenuta, il sistema multifunzionale rilascerà un pass stampato contenente i dati della persona registrata, l’orario di ingresso, l’ufficio e il nome della persona da incontrare, oltre all’informativa e/o il consenso al trattamento dei dati, che dal 25 Maggio 2018 è diventato obbligatorio con l’entrata in vigore del GDPR, e uno spazio riservato alla firma, all’accettazione e alle informazioni che l’ospite deve compilare all’uscita.

Sarà compito del software archiviare la richiesta in cartelle e sottocartelle quali CONTROLLO ACCESSI > ANNO > MESE > UFFICIO > PERSONA DI RIFERIMENTO, oltre a inviare una mail alla persona desiderata avvisando che un ospite la sta aspettando alla reception. Alla fine della visita, l’ospite dovrà firmare, compilare i campi mancanti (es. l’orario di uscita), nonché procedere all’archiviazione del documento inserendolo nell’apparecchiatura e premendo un altro pulsante. A questo punto, il documento verrà scansionato e archiviato nuovamente nella stessa cartella in cui era stato salvato precedentemente. Così avrete la possibilità di avere una receptionist virtuale in grado di tenere traccia di tutti gli accessi in azienda rispettando il massimo della privacy per voi, ma anche per i vostri clienti.

Sei un'azienda troppo piccola per giustificare un rilevatore presenze ma vorresti automatizzare la rilevazione delle stesse?

Sempre con il nostro Software potrai trasformare il tuo Multifunzione UTAX in un vero e proprio rilevatore di presenze.

Basterà che i tuoi dipendenti all’ingresso e all’uscita si dirigano verso il Multifunzione e clicchino sull’apposito Bottone “ENTRATA” o “USCITA”.

Verrà richiesto un Pin identificativo del Dipendente che registrerà l’ingresso in azienda o in alternativa potrai dotare il tuo dipendente con un Badge che ti forniremo noi evitando anche la digitazione del Pin.

Questo ti permetterà di avere un registro presenze in excel compilato per giorno/dipendente/orario di entrata/orario di uscita.

Con una semplice mail potrai anche inviarlo al tuo consulente che si occupa della preparazione delle buste paghe.

Rendi il tuo Multifunzione UTAX un alleato della tua azienda, cosa aspetti !

Scarica qui la Brochure informativa Brochure informativa

18/03/2019