Automatizzare l’archiviazione dei documenti riduce tempi e costi

Nell’articolo precedente abbiamo parlato del software aQrate, il software gestionale che installato sulle stampanti o multifunzioni Utax e attraverso l’accounting di ogni dipendente e la registrazione dei lavori su ogni profilo aziendale, ti offre la visuale completa dei costi stampa, (percentuale di toner usato e carta), che ogni ufficio utilizza durante la sua attività, (o spreca per ristampare fogli errati).

Oltretutto l’azienda potrà, attraverso il suddetto software, impostare le percentuali massime di utilizzo toner, colore o bianco e nero per diminuire gli sprechi aziendali e i costi occulti. Ogni account aziendale, collegato ad un pin o ad un badge, ha la facoltà di gestire e organizzarsi la sua interfaccia grafica sul monitor della macchina così da navigare e lavorare più velocemente e facilmente.

Detto questo vogliamo oggi specificare e implementare una funzione fondamentale per ogni ufficio: la scannerizzazione di originali e di documenti importanti che vengono anche archiviati

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SCANNERIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE

Come abbiamo ormai inteso, grazie ad aQrate ogni lavoro potrà essere registrato, modificato, cancellato o recuperato attraverso un semplice tasto. Potrai digitalizzare i tuoi originali con un semplice tasto e ritrovare il tuo documento all’interno della cartella “i miei lavori” presente sul monitor della macchina Utax.

• E se volessi riconvertire in teso o archiviare ordinatamente e correttamente i documenti in completa privacy, limitando nettamente gli errori e riducendo i faldoni pieni di fogli da riconsultare ogni volta?
• E se ti dicessimo che potrai archiviare tutti i tuoi file digitalizzati e scannerizzati, in modo facile e soprattutto automatico?

SCANNER VISUAL PRO

Immaginiamo di ricevere periodicamente per mail gli ordini dei clienti che devono essere archiviati secondo alcuni parametri come ad esempio il nome del venditore e di aver bisogno di creare delle cartelle e sottocartelle relative all’anno e al mese, di ricevere una mail che segnala l’arrivo di un nuovo ordine e di aggiornare un preciso database o file d’archiviazione aggiungendo tutti questi dati e riferimenti, o di stampare il tutto e archiviarlo per data in grossi e pesanti faldoni.

Come ti dicevamo, tutto questo potrà essere fatto in automatico. Come? Grazie al nostro software che, una volta impostati i criteri decidi dall’azienda, procederà a gestire le attività in qualche secondo e senza alcun margine di errore.

Monitorando l'indirizzo mail predefinito e procedendo alla cattura di qualsiasi documento allegato che presenti le caratteristiche inserite a sistema, l’OCR (software per la ri-trasformazione della scannerizzazione in testo) leggerà il nome del venditore e provvederà ad archiviarlo nella cartella corrispondente al venditore e nella sottocartella relativa all'anno o al mese che verrà creata automaticamente, qualora non fosse già esistente.

Una volta archiviato l’ordine, il sistema invierà una mail a chi desideri e lo avviserà che è subentrato un nuovo ordine del venditore X in data X. Rilevando la riga del cliente e l’importo, andrà infine a popolare il database corrispondente al riepilogo degli ordini inserendo tutti i dati richiesti.

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IN POCHE PAROLE

Tutti i processi di archiviazione file, dall’invio mail all’aggiornamento del file in questione all’archiviazione all’interno della cartella prestabilita avverranno in automatico.

Consigliamo di integrare il software Scanner Vision Pro al software aQrate così da avere una facilità di lavoro immediata, veloce e facile. Monitora tutti i lavori e i consumi di ogni ufficio e collega ogni profilo utente alle funzionalità che il sistema aQrate e Scanner Vision Pro offrono.

Rendi la tua azienda moderna, efficiente e veloce. Facilita le tue giornate e quelle dei tuoi dipendenti limitando le probabilità di errore e limitando le spese aziendali in base a report mensili, saranno più felici anche i tuoi clienti (e il tuo portafoglio).

Chiedi informazioni al tuo rivenditore Utax di fiducia o contatta il tuo agente.

04/11/2019