Archiviazione documentale

Ho scovato delle carte in archivi orientali molto segreti e antichissimi.
(Piri Reis)

In un’epoca in cui i documenti sono sempre più digitalizzati, è fondamentale disporre di un sistema di gestione e distribuzione delle informazioni che collabori e interagisca col sistema gestionale al fine di rendere distribuita l’informazione.

I Benefici

  • Riduzione dei tempi decisionali
  • Riduzione dei tempi decisionali
  • Recupero di tempi del personale per attività più produttive
  • Riduzione del cartaceo nei processi documentali
  • Miglioramento della qualità dei documenti prodotti
  • Maggiore condivisione di documenti
  • Semplificazione della consultazione degli stessi
  • Conservazione dei documenti fiscali, secondo le normative vigenti
  • Riduzione di costi diretti e indiretti: preparazione, classificazione e trasmissione
  • Riduzione dei costi visibili: armadi, magazzini e spazi
  • Riduzione dei costi invisibili: tempi di ricerca e archiviazione
  • Sicurezza: il documento è accessibile solo a chi autorizzato

Cosa Permette di fare:

  • IMPLEMENTARE la gestione documentale con i ERP aziendali (AS400, Sap…)
  • GESTIRE autonomamente i processi della qualità (resi, non conformità)
  • CONDIVIDERE un sistema integrato e univoco di gestione delle informazioni per mantenere livelli efficienza e competitività
  • DEMATERIALIZZARE l’intero ciclo di un flusso documentale/procedurale (ordini, fatture, pagamento consegne, contrattualistica)
  • CERTIFICARE l’invio dei documenti in modo legalmente corretto

Notizie Flash:

  • In Italia il 50% delle pagine stampate è inutile. (CNIP)
  • Ogni persona in azienda spende in media circa 2 ore per cercare documenti. (GARTNER)
  • Il 25% è la percentuale dei documenti cartacei in azienda che sono mal riposti e non verranno mai ritrovati. (POLITECNICO)