CONDIVIDERE FILE IN MODO SICURO CON UI-SHARE

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Nel mondo digitale in cui viviamo, i dati vengono rappresentati come un vero e proprio “nuovo oro” in grado di trasformarsi in merce di scambio di immenso valore, per chi ne viene in possesso. Vale per le persone, per cui i Big Data, ovvero l’insieme di tutte le informazioni derivanti dalle attività web di ciascuno di noi, consentono una profilazione pressoché infallibile e rivendibile a chiunque sia interessato alla vendita di prodotti o servizi. Vale naturalmente anche per le aziende e si può tranquillamente affermare che la vera ricchezza di ogni azienda sono i suoi dati. Compito di ogni azienda è quindi salvaguardarli nel migliore dei modi.

Non tratteremo oggi della conservazione dei dati in tutto il ciclo di vita, tratteremo invece di un momento preciso della gestione dei dati, momento in cui si configura una vulnerabilità; la loro condivisione.

Le aziende, che si muovono in ambienti IT ibridi complessi, sono infatti quotidianamente alle prese con trasferimenti di dati massivi e complessi, rendendo i dati costantemente a rischio di intercettazione e manipolazione.

I fattori che rendono i dati non sicuri possono essere di varia natura: dall’errore umano, al crimine informatico, ma può anche dipendere da una tecnologia inadeguata e da tecnologie datate.

Nel processo di trasferimento dei file si corrono dunque dei rischi e dotarsi di un sistema sicuro mette al riparo da violazioni estremamente costose per le imprese.

Aumento delle violazioni dei dati

Il lavoro da remoto, diventato strutturale in molte aziende, ha aumentato i punti di vulnerabilità dei dati. Le aziende che non riescono a proteggere correttamente i dati devono affrontare costi che talvolta mettono a rischio la stabilità finanziaria. Per non menzionare una questione vitale come la reputazione aziendale, che può essere irrimediabilmente compromessa da un utilizzo malevolo di dati sensibili aziendali. Secondo il Cost of Data Breach 2021, la proprietà intellettuale viene compromessa nel 27%, i dati dei clienti nel 44% dei casi.

In media ci vogliono 287 giorni per identificare e contenere una violazione.

TRASFERIMENTO FILE IN SICUREZZA

Abbiamo detto che uno dei momenti critici per la sicurezza di un file è quando viene scambiato, condiviso. Le mail sono lo strumento più comune per scambiare file ma quando si tratta di file di grandi dimensioni i normali server di posta non sono più in grado di gestire il trasferimento. In questi casi molte aziende si affidano a popolari servizi gratuiti di file sharing sul web. Ma è davvero sicuro farlo?

I sistemi gratuiti di file sharing sono certamente utili per condividere file di grandi dimensioni online. Tuttavia, il servizio noto per la rapidità e comodità, potrebbe presentare una piccola falla nella sicurezza.

Innanzitutto è importante precisare che stiamo parlando di software molto utilizzati e affidabili. Tuttavia, utilizzando uno di questi software gratuiti, i dati potrebbero risultare "scoperti" durante il trasferimento.

Quando carichi un file su un sistema di file sharing gratuito, questo viene archiviato inizialmente su uno spazio virtuale online e successivamente puoi condividerlo via email o tramite un link.

Se nel primo passaggio di archiviazione i dati sono generalmente crittografati e quindi non si corrono rischi, nel momento in cui vengono condivisi con il destinatario, soprattutto se tramite email, è effettivamente riscontrabile un gap nella sicurezza dei dati.

Sebbene il servizio consenta infatti di inviare i dati in maniera gratuita e veloce da browser, questi non risultano criptati durante il trasferimento, ovvero non sono protetti da password, e quindi vulnerabili alle violazioni online.

Ciò significa che la mancanza della password permette sicuramente al destinatario di poter fare velocemente il download del file una volta ricevuto, ma utenti non autorizzati potrebbero intercettare la email e avere quindi accesso ai file.

C’è poi un’altra criticità che riguarda questa modalità di scambio file. Il tempo di condivisione è limitato a pochi giorni e talvolta questo può essere un vincolo scomodo o difficile da rispettare per chi riceve il file.

Va da sé che in ambito professionale è preferibile utilizzare sistemi più sicuri e appoggiare le proprie condivisioni a server italiani certificati.

Come proteggere i propri dati

Come evitare quindi il rischio di violazione dei propri dati? Il primo consiglio è quello di non inviare dati sensibili, come ad esempio documenti aziendali, dichiarazione dei redditi, foto o video personali, non criptati tramite sistemi di file sharing gratuiti.

Noi di UI Innovation abbiamo sviluppato una soluzione sicura di file sharing contenuta della piattaforma di pianificazione UIPLAN. Il modulo si chiama UISHARE e consente di trasferire con la massima sicurezza file depositati su un server Italiano in cloud protetto da protocolli di sicurezza avanzati. La condivisione di file avviene senza limiti di dimensione né di tempo.

UI-SHARE è il modulo della piattaforma UIPLAN che serve per trasferire in sicurezza i file aziendali.

Con UI-SHARE avrai uno spazio dedicato di 2GB espandibili. Caricare i tuoi file è semplicissimo. Basta un clic per eseguire l’upload. Il sistema genera un link condivisibile e un QR-Code.

Alcune applicazioni possibili, utilizzate dai nostri clienti sono le seguenti:

Manuali tecnici – il QR-Code generato da UI-SHARE consente di scaricare il manuale di manutenzione o tecnico, in genere molto voluminoso. Il QR-Code viene stampato e applicato direttamente sul macchinario o sull’attrezzatura. Il manutentore dovrà semplicemente scansionarlo per avere a disposizione, on site, il manuale, anche se si trova all’estero.

Listini – generato il link in UI-SHARE, il listino verrà inviato a una mailing list massivamente, il sistema conteggia il numero dei download e il numero delle visualizzazioni del file stesso.

File audio, video – trasferire velocemente e in massima sicurezza file di qualsiasi formato è semplice. Gli utenti che hanno un accesso in piattaforma, ad esempio i colleghi potranno accedere, opportunamente profilati, all’area UIshare di Uiplan e scaricare il file di interesse. Un contatore ti informerà sul numero dei download del tuo file.

Gli utenti privi di accesso in piattaforma, ad esempio i clienti, potranno ricevere i file tramite link o QR-Code.

Per avere accesso a UI-SHARE e trasferire i tuoi file di grandi dimensioni in sicurezza contatta il tuo commerciale di riferimento UTAX o scrivici a www.utax.it

20/06/2022