COSA SONO I SERVIZI DI STAMPA GESTITI?

La produzione di documenti cartacei rappresenta per un'azienda, una spesa significativa che spesso viene sottovalutata e questo può gravare sul fatturato totale. Secondo alcune ricerche effettuate da aziende associate a Asso.it, i costi di stampa definiti "visibili" sono il 20% e sono quelli su cui le aziende tendono a risparmiare; sono un esempio i costi relativi alla manutenzione e ai materiali di consumo. Esistono altri elementi che incidono sul costo sostenuto dalle aziende legato ai processi documentali ed è proprio in questo che il sistema MPS interviene. Passando a un sistema di stampa gestita (MPS) è possibile risparmiare fino al 40% sul costo totale.

Cosa sono i servizi di stampa gestiti?

Con l'acronimo MPS, dall'inglese "Managed Print Services", si definiscono tutte le soluzioni digitali che migliorano nettamente l'efficienza complessiva di tutte le attività legate alla stampa e alle scansioni. Questi servizi, generalmente sono forniti da un fornitore che tramite un contratto ridefinisce costi e gestione.

I vantaggi di utilizzare i servizi MPS sono innumerevoli:

• Individuare e ottimizzare tutti i costi legati alle attività del printing;
• Ridurre il costo di proprietà di tutte le apparecchiature per la stampa;
• Utilizzare documenti in formato digitale per le transizioni con i clienti e personale specifico;
• Ridimensionare il numero di fornitori con i quali si lavora;
• Migliorare l'efficienza e la produttività all'interno dei propri reparti aziendali;
• Flussi di lavoro più fluidi e sicuri;
• Minor impatto ambientale riducendo la quantità di rifiuti cartacei.

È fondamentale che ogni attività connessa all’introduzione di un processo di ottimizzazione dei sistemi di acquisizione di stampa, venga organizzata con un attento esame della situazione attuale. 

Sarà necessario valutare:

• Parco macchine e la sua ubicazione (numero di utenti per dispositivo);
• Volumi di stampa;
• Infrastruttura IT;
• Costi di stampa e servizi attivi;
• Workflow e processi aziendali che coinvolgono stampa e scansione;
• Sicurezza accessi, riservatezza dei dati e fruizione dispositivi;
• Impatti ambientali (consumi energetici, costi gestione del fine vita);
• Esigenze degli utenti che utilizzano dei sistemi di acquisizione e stampa e dei responsabili del processo documentale.

Una volta raccolti tutti questi dati, si passerà alla fase di progettazione che deve essere svolta in collaborazione con i referenti aziendali.
La soluzione deve essere progettata per soddisfare specifiche esigenze aziendali, tenendo conto di: dimensione dell’azienda, budget, processi e obiettivi.

La gestione e il monitoraggio, saranno le attività successive che permetteranno di avere sotto controllo lo stato del servizio ottimizzando i processi di lavoro, eliminando tutte le inefficienze.

L’assistenza remota, utile a garantire la continuità dei sistemi di stampa, viene svolta attraverso software di controllo remoto, sicurezza e aggiornamento tecnologico costante; anche le comunicazioni e le segnalazioni di eventuali guasti o mancanza di materiali avvengono in maniera veloce e automatica.

Un importante elemento per l’ottimizzazione del sistema di acquisizione di stampa è la gestione ambientale dell’intero sistema che comprende sia il dispositivo sia i materiali di consumo.

La scelta di collocare i dispositivi di stampa all’interno di un ufficio che tuteli i dipendenti, come pure l’idoneità delle condizioni ambientali nelle quali il dispositivo di stampa, i supporti e i consumabili devono essere posizionati e conservati, sono tutti elementi da non sottovalutare.

Altro vantaggio del servizio di stampa gestita è garantire la provenienza dei materiali e dei consumabili riguardo le caratteristiche legate alle emissioni, ai consumi e alla qualità stessa dei prodotti.

Le soluzioni devono seguire la progressione evoluzione delle continue esigenze delle attività aziendali per garantire continua efficienza e restare al passo con i servizi innovativi presenti sul mercato. 

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Fonte: dal web (OfficeAutomation)

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04/03/2024