Costi copia, cosa sono e come si calcolano

Da quando si utilizzano le fotocopiatrici o stampanti multifunzione negli uffici, le principali caratteristiche di queste macchine sono cambiate, così come sono cambiate le funzioni e le modalità di utilizzo. In base all’attività svolta, negli uffici oggi si producono fino a centinaia di stampe al giorno e proprio per questo motivo i costi copia rappresentano una spesa non indifferente.

Leggi anche: Stampante multifunzione, una mini guida per scegliere la più adatta alle tue esigenze

Prendendo in considerazione esclusivamente il costo dell’apparecchiatura in sé, rischi di incappare in una problematica molto diffusa: una fotocopiatrice apparentemente molto conveniente potrebbe non rivelarsi tale a causa di un costo copia così eccessivo da vanificare in poco tempo il risparmio iniziale derivato dall’acquisto. Al contrario, molte macchine di ultima generazione come le multifunzione laser risultano molto convenienti sui costi copia, pur avendo dei costi iniziali maggiori.

Cosa sono i costi copia

Il costo copia rappresenta l’incidenza delle stampe o delle copie in bianco e nero o a colori sulla spesa di gestione di una fotocopiatrice o stampante. I parametri che bisogna tenere in considerazione per valutare un costo copia sono diversi e, in particolare, riguardano il costo del toner e dell’eventuale tamburo di stampa, il numero medio di stampe al mese da stimare in base a precedenti valutazioni e il periodo di utilizzo che nel noleggio corrisponde agli anni del contratto, mentre nell’acquisto coincide con il ciclo di vita medio dell’apparecchiatura.

Naturalmente il costo copia varia in base al modello della fotocopiatrice e, dunque, in base all’utilizzo che se ne fa, alla vita media del prodotto, al prezzo del toner e alla sua durata in termini di copie stampate. Per questo bisogna considerare tutti i differenti parametri se vuoi ottenere un valore realmente indicativo e realistico della spesa che produce una fotocopiatrice non solo al momento dell’acquisto, ma anche ogni volta che viene utilizzata.

Leggi anche: Come risparmiare sul noleggio di una fotocopiatrice a colori

Molto spesso il costo copia viene interpretato erroneamente come la spesa legata al toner. Questa è una mera approssimazione perché il costo copia del toner va inteso come il rapporto tra costo e capacità del toner espresso in termini di stampe che è in grado di effettuare. La capacità del toner è indicativa e solitamente viene stimata considerando stampe di testi standard, ovvero con copertura del 5%. Va da sé che se stampi pagine con figure molto scure o con poco testo, il toner potrà durare di meno rispetto alla capacità media dichiarata.

Come calcolare il costo copia

Per aiutarti abbiamo pensato di fornirti un esempio tratto dalla nostra UTAX 2506ci, una multifunzione A3 che copia e stampa 25 pagine A4 in bianco e nero o a colori al minuto.
Cerchiamo di fissare i parametri che potrebbero servire per il calcolo di un costo copia indicativo:

• Numero di pagine in bianco e nero: 3.000 al mese
• Numero di pagine a colori: 1.500 al mese
• Durata periodo: 4 anni
• Copertura standard: 5%

Oltre a questi criteri principali, bisogna aggiungere anche la quantità di toner nero da utilizzare nelle stampe a colori, l’eventuale tamburo a colore di scorta e la stima ipotetica degli interventi tecnici da effettuare durante l’intero periodo che per comodità abbiamo fissato a 3.

Il calcolo del costo copia dovrà essere effettuato partendo dal totale di tetto copie che andrai a realizzare durante il periodo indicato che, in questo caso, ammonterà a 144.000 copie in bianco e nero e 72.000 copie a colori per un totale di 216.000 copie. Ricordati che nelle stampe a colori dovrai includere anche l’utilizzo del nero per comprendere quanti toner ti serviranno durante tutto il periodo.

A questo punto ti servirà sapere il prezzo dei toner che riportiamo qui sotto:

• Prezzo toner nero: € 110
• Durata media toner nero: 20.000 stampe (con 5% di copertura)
• Prezzo kit colore: € 172 x 3
• Durata media kit colore: 12.000 stampe (con 5% di copertura)
• Tamburo di stampa: € 234
• Durata media tamburo di stampa: 200.000 stampe

Alla luce di quanto riportato sopra, il costo copia verrà calcolato prendendo il prezzo del toner diviso la capacità di stampa. Nel caso del nero, dunque, avremo un costo copia pari a € 0,00550, mentre per le stampe colori avremo un costo copia pari a € 0,04850 (che include al suo interno anche la percentuale di toner utilizzato nelle stampe a colori) e per il tamburo di stampa è pari a € 0,00117.

Leggi anche: Noleggio operativo vs. leasing: cos'è, quali sono i vantaggi e a chi conviene

A questi valori, abbiamo già detto che dovrai aggiungere i costi di eventuali interventi tecnici e l’incidenza di questi ultimi sui costi copia. Se vuoi saperne di più, clicca qui e scarica gratuitamente lo strumento per calcolare i costi copia.

I vantaggi di un contratto costi copia

Quando acquisti una fotocopiatrice, non trascurare mai i costi occulti della gestione e manutenzione di un sistema di stampa. Se nella tua azienda stampate molto, acquistare una stampante multifunzione forse non sarà un’ottima scelta.

Hai bisogno di ricevere maggiori informazioni su come funziona il contratto a noleggio? Rivolgiti a noi, saremo lieti di presentarti la nostra rete di rivenditori attiva sul tutto il territorio italiano.

01/04/2019