IL SOLE 24 ORE INTERVISTA UI INNOVATION

Il Sole 24 Ore ha intervistato il nostro Direttore Generale per conoscere come noi di UI Innovation decliniamo la digitalizzazione nei servizi che offriamo ai nostri clienti.

UI PODCAST SOLE 24 ORE.mp3

Di seguito un approfondimento ai temi dell'intervista del Sole 24 Ore

Come si traduce nel concreto la Digitalizzazione di un’azienda?

La definizione di digitalizzazione è letteralmente “portare in digitale, quindi in elettronico tutto quello che è analogico, manuale o cartaceo”.

Il più grande vantaggio di questa operazione è sicuramente quello di avere un database storico aggiornato in tempo reale, immediatamente consultabile e fruibile da più utenti in diversi luoghi.

Basti pensare alla direzione che stanno intraprendendo molte aziende già da diversi anni per quanto riguarda le modalità di lavoro agile o smart delocalizzando o decentralizzando attività e dipendenti e quindi informazioni.

Quando parliamo di aziende dobbiamo quindi distinguere la digitalizzazione delle attività dalla digitalizzazione dei processi.

Per attività dobbiamo quindi pensare a soluzioni software che ci aiutino a rendere omogenee, semplici e veloci tutte quelle operazioni che prima si svolgevano manualmente, con l’invio di mail, con moduli passati a mano o addirittura a voce.

Pensiamo alla banale richiesta di ferie di un dipendente. Oggi l’ufficio HR riceve una mail con la richiesta, in alcuni casi un modulo compilato a mano (a volte anche poco leggibile) fino ad arrivare ad un messaggio di whatsapp o ad una richiesta verbale, con tutte le difficolta che ne consegue per chi deve gestire questa richiesta.

Oggi noi di UI INNOVATION abbiamo creato una soluzione cloud per la richieste di ferie/permessi o malattie dove il richiedente, ovunque si trovi, può collegarsi ad una piattaforma web per notificare l'assenza e quindi ricevere l’esito tramite mail automatica. Il flusso è tracciato, con tutti i vantaggi per l’azienda e chi lo deve gestire nell’utilizzare una piattaforma standardizzata. La piattaforma si chiama UI PLAN —> Noi pianifichiamo, e di conseguenza digitalizziamo quindi tutte quelle attività che oggi non sono gestite da Gestionali o altri Software in commercio, riuscendo a ridurre fino all’80% il tempo dedicato a queste operazioni.

Uiplan è un'unica interfaccia per gestire le attività non core dell’azienda. E’ abbastanza ovvio infatti, che l’ottimizzazione dei processi del proprio core business sià già stata messa in atto dalle aziende, ad esempio con l'adozione di un gestionale verticale per il settore di appartentenza. Noi ci proponiamo invece di aiutare le aziende a digitalizzare tutte quelle attività e processi che non sono "core" per l’azienda ma che costano tempo, denaro e spesso generano inefficienze.

Quando infine parliamo di digitalizzazione dei processi, affrontiamo temi come l’archiviazione documentale, workflow aziendali e livelli di autorizzazioni per le approvazioni, fino ad arrivare a soluzioni più avanzate come la tracciabilità dei documenti (Tecnologia RFID) o la garanzia di univocità e prova legale degli stessi (sfruttando la tecnologia Blockchain).

Come sarà l'ufficio del futuro

Già da diversi anni le aziende stanno affrontando grossi cambiamenti e il Covid non ha fatto altro che accelerare questi processi. 

Sono sicuro che le aziende saranno molte diverse già fra 5 anni perché tutto è estremamente più veloce rispetto al passato, e anche il tempo che abbiamo per adeguarci alle nuove tecnologie è ridotto. Le aziende si conformeranno al trend digitale in modo molto simile a come si sono adeguate alla Fatturazione Elettronica o al GDPR qualche anno fa.

RFID e BLOCKCHAIN saranno sicuramente due delle parole chiave del futuro e noi siamo già presenti oggi con queste tecnologie presso le piccole medie imprese.

La carta sparirà dagli uffici nei prossimi anni?

La carta probabilmente non sparirà mai dagli uffici, ma sicuramente diminuirà sensibilmente. Ciò che sta cambiando è la sua funzione; dall’utilizzo della carta come archivio e memoria delle aziende assumerà sempre più una funzione di consultazione. Voglio leggere un documento o un contratto, lo stampo perchè è più comodo. Il documento non durerà più anni, ma pochi minuti...

Di seguito il link all'intervista del Sole 24 Ore a Stefano Balsamo, Direttore Generale di UI Innovation:

https://stream24.ilsole24ore.com/video/radiocor/balsamo-processi-uffici-e-carta-ecco-cosa-significa-digitalizzazione/AEsgxZYB

16/05/2022