L’EVOLUZIONE DEI PROCESSI

Nell'era digitale tutto è immediato e veloce, siamo ormai abituati ad ottenere ogni tipo di informazione nel momento stesso in cui la stiamo cercando. Eppure, in tantissimi ambienti di lavoro, esistono ancora processi lenti, addirittura obsoleti, che mettono a rischio l'intera produttività dell'azienda. Un esempio, rimanendo nel settore del printing, può essere l'accesso illimitato alle stampe da parte del personale, senza nessun tipo di controllo o gestione. Questo contribuirà sicuramente ad aumentare i costi delle forniture e i relativi interventi di manutenzione che saranno necessari nel corso del tempo.

Esistono attività lunghe e dispersive che se non modificate nel tempo possono realmente contribuire a rallentare l'intera attività produttiva. Un esempio è l'inserimento di una firma in un documento o un contratto cartaceo. Il documento deve poi essere restituito e approvato. Affrontando il medesimo processo mediante un approccio digitale otterrai gli stessi risultati, ma faciliterai il lavoro del firmatario e l’intero processo sarà molto più veloce. Può sembrare una cosa piccola, ma le inefficienze causate dai processi cartacei possono accumularsi.

I processi fortemente incentrati sulla carta, come la fatturazione, includono numerosi passaggi in cui i documenti passano dalla versione cartacea a quella digitale e viceversa. E più fatture farai, meno efficiente sarà il processo.

Digitalizzare i processi è anche trovare la soluzione a situazioni come questa dove i continui sprechi e l'utilizzo degli strumenti di lavoro non vengono controllati.

Al contrario, esistono situazioni dove è ancora difficile abbandonare completamente l'utilizzo della carta. Durante le riunioni di lavoro o i meeting in presenza. Capita spesso che vengano rilasciate copie di documentazione utile ai partecipanti stessi.

Se non cambia il nostro modo di approcciare al lavoro, non vedremo mai realmente quello che può essere una trasformazione utile al miglioramento della produzione stessa e alla competitività nel mercato.

Non sono solo le abitudini dei lavoratori a dover cambiare, ma è proprio l'approccio al lavoro stesso che deve prende un'altra forma, più ampia e incentrata ad unificare quello che prima era dispersivo e dispendioso.
Non sono scorciatoie. Ma strade ben pianificate dove le attività vengono incanalate il un flusso diretto e efficiente.

Per non essere tagliati fuori dal mercato moderno bisogna essere più veloci del cambiamento stesso.

Quando il cambiamento è necessario

Considerando costi, inefficienze e problemi di sicurezza che derivano da troppi processi cartacei, ha decisamente senso iniziare a trasformare i flussi di lavoro basati su carta in processi digitali.

Per iniziare a intraprendere un percorso improntato sul digitale bisogna per prima cosa individuare i processi che richiedano miglioramenti significativi. Potrebbe trattarsi di processi che si basano in gran parte su carta o anche di processi che includono molti compiti macchinosi e ripetitivi.

Una volta stabiliti quali sono realmente i processi da rielaborare, selezionane uno che possa essere digitalizzato e automatizzato con minime interruzioni o riprogettazioni delle  attività. Scegli qualcosa che abbia un impatto significativo e dimostrabile sulle persone coinvolte, pur rimanendo piuttosto semplice da digitalizzare o automatizzare.
Oppure scegli il processo che la direzione aziendale è più interessata a trasformare. Se dimostrerai di saper implementare un percorso digitale affidabile, sarà più facile ottenere l’approvazione per una trasformazione più radicale in futuro.

Analizzare le criticità aziendali e definire le priorità

Ogni azienda ha dei punti di forza e dei punti deboli. Analizzarli e conoscerli permette di focalizzare e puntare il mirino sulle soluzioni che vanno a migliorare le aree critiche, apportando benefici in termini di risparmio di tempo, di migliore organizzazione e di un maggior controllo di gestione.

Privilegiare software e piattaforme modulari consente di agire per step, senza la preoccupazione di stravolgere l’operatività aziendale o le abitudini dei collaboratori.

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Uiplan è la soluzione che abbiamo studiato per favorire la trasformazione digitale Smart nella Piccola Media Impresa. Uiplan è una piattaforma in cloud costituita da sei moduli che permettono di gestire in modo digitale attività comuni a tutte le piccole medie imprese tramite workflow di processo guidati e informatici.

Dalla gestione del personale, alla gestione delle risorse e dei file fino alla organizzazione digitale delle attività e delle scadenze, Uiplan è lo strumento per avviare una digitalizzazione semplice e pervasiva a supporto della P.M.I.

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20/06/2023