LA DIGITALIZZAZIONE AUTOMATICA DEI PROCESSI AZIENDALI,PAROLA D’ORDINE: EFFICIENZA

La trasformazione digitale di cui si parla nel nostro settore da decenni è ora in piena esplosione. La sopravvivenza stessa e la competitività delle aziende dipendono dal loro grado di preparazione al cambiamento. Il ruolo di chi si propone come Gestore dei Documenti nelle aziende è dunque più che mai strategico.

La Gestione Documentale non si esaurisce in un semplice Archivio Digitale, ma consente di creare delle relazioni fra i documenti e dei fascicoli digitali che li rendono ricercabili con un click, evitando sprechi di tempo e riorganizzando in maniera efficiente il lavoro in ufficio.

FLUSSI DI LAVORO E PROCEDIMENTI DIGITALIZZATI EFFICENTEMENTE

Uno degli elementi centrali nel settore della Gestione Documentale è la possibilità di rendere automatici e guidati i processi documentali aziendali. Ciò significa che ogni persona che partecipa al processo diventa consapevole del proprio ruolo, dei propri compiti, sa sempre cosa deve fare e in quali tempi.

Chi presiede e supervisiona potrà sempre monitorare costi e tempistiche lavorative esercitando quel controllo di gestione fondamentale a garantire produttività e crescita. Potrai capire come diminuire le spese aziendali e in quali uffici gli sprechi sono maggiori.

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TRASFORMARE GLI SPRECHI IN VALORE

Ogni azienda ha all’interno dei propri processi dei colli di bottiglia che generano perdita di produttività e inefficienze (Waste). Grazie alla digitalizzazione dei processi, la Gestione Documentale consente di efficientare le aree di spreco trasformandole in valore.

Attraverso la gestione dei processi, l’accounting per accedere a determinati documenti e la digitalizzazione dei fascicoli, la Gestione Documentale OKDOC consente di ridurre o eliminare le aree di spreco e trasformarle in valore.

L’APPROCCIO ANTI-SPRECO (LEAN THINKING):

Il “pensiero snello” o anti-spreco concerne 8 Aree di spreco in azienda:

1. Tempistiche lunghe: tempo per la correzione di errori umani.
2. Processi Extra; Lavoro in più e inutile.
3. Mobilità inutile: movimentazione non efficiente delle risorse.
4. Disorganizzazione: archiviazione o inventario inefficiente.
5. Trasporto non necessario: movimentazione non necessaria di prodotti e materiali.
6. Perdita di Tempo: spreco di tempo nelle fasi del processo.
7. Spreco di Talento: il personale perde tempo prezioso nell’eseguire attività manuali e non a migliorare la qualità del proprio lavoro.
8. Sovrapproduzione: produzione non necessaria o pianificazione in modo errato.

MIGLIORAMENTI GRAZIE ALLA GESTIONE DOCUMENTALE OKDOC

 Con la Gestione Documentale si può agire sulla catena del valore eliminando gli sprechi, con i seguenti risultati:

1. Miglioramento continuo: riduzione dei tempi dei processi lavorativi
2. Processi standard – Conformità agli standard di qualità
3. Mobilità utile – Corretta mobilità delle risorse
4. Organizzazione – Sistema di archiviazione e gestione efficiente
5. Corretta Movimentazione – Gestione corretta della movimentazione di prodotti e materiali
6. Valorizzazione Risorse – Allocazione efficiente e valoriale delle risorse
7. Puntualità – Annullamento dei tempi di attesa nelle fasi di processo
8. Corretta produzione – Produzione in linea con le richieste e gli standard

IL CASE HISTORY DI UN NOSTRO CLIENTE

Ogni mese il reparto del personale di una nostra azienda cliente sprecava diverse ore nella consegna dei cedolini paga che dovevano essere consegnati a mano e firmati per ricevuta da tutti i 60 dipendenti.

SPRECHI:

• spreco di tempo 2 giorni al mese, quantificabile in circa 400€ mese (16 ore per 25€/h “costo aziendale)
• spreco di talento – il Responsabile del Personale perdeva molte ore per un’attività manuale che potevano essere recuperate in attività più produttive

Soluzione Documentale proposta: attivando un account dipendente, il software invia una mail direttamente al lavoratore quando ci sarà un aggiornamento come la pubblicazione del cedolino, permettendo di scaricarlo in completa privacy. Ciò vale come prova / firma di ricevuta.
Risparmio di 2 giornate di lavoro                  
Costo soluzione 300€ mese - risparmio 100€ mese
Su 60 mesi di noleggio risparmio: € 6.000,00

Questo è solo un esempio di come automatizzando dei processi sia possibile ridurre i tempi e i costi per la gestione di un processo aziendale. Se anche tu vuoi analizzare i processi aziendali e cercare aree di miglioramento per la riduzione del tempo e dei costi, la nostra struttura di consulenza è disponibile per offrirti tutta la sua esperienza e professionalità al fine di rendere ancor più EFFICIENTE la tua azienda. Contattaci, la nostra visita è gratuita e senza impegno.

18/11/2019