La nostra soluzione per la gestione delle risorse umane

Una delle gestioni più critiche in ogni azienda, di ogni dimensione, è quella del personale. Nelle P.M.I. spesso si sottovaluta l’impatto che la rilevazione delle presenze e delle assenze per ferie, permessi e malattie ha sul responsabile del personale, proprio perché, spesso, questa figura occupa più ruoli all’interno dell’organizzazione aziendale (contabilità, amministrazione, segreteria, commerciale ecc.)

Digitalizzare questo aspetto utilizzando un software mirato è oggi semplice e soprattutto non richiede alcun investimento. Le soluzioni cloud permettono di raggiungere elevatissimi standard di sicurezza e offrono performance ottimali a prezzi assolutamente accessibili ad ogni tipo di struttura.

Le caratteristiche di una buona piattaforma
per la gestione delle risorse umane

Le principali caratteristiche che un prodotto dovrebbe avere sono:

• Flessibilità: l’applicativo deve essere sufficientemente adattabile alle specifiche esigenze aziendali
• Accessibilità: il dipendente deve poter gestire in autonomia le proprie richieste di ferie e permessi e le certificazioni di malattia, in modo da alleggerire il lavoro del responsabile delle risorse umane;
• Report consuntivo: i dati devono essere facilmente leggibili ed esportabili per essere inviati all’elaborazione paghe
• Usabilità: l’utente medio deve poter utilizzare la piattaforma in modo autonomo senza avere competenze informatiche. Questo aspetto è fondamentale perché un prodotto difficile da usare è un problema e non una soluzione.

La nostra piattaforma cloud UiPlan, adatta alla P.M.I. garantisce massima usabilità, flessibilità e costi contenuti per un servizio necessario.

Cloud significa più sicurezza e risparmio

Trasferire, gestire, condividere e conservare i dati e i documenti in Cloud rappresenta un enorme vantaggio in termini di sicurezza.

• Accessibilità: la piattaforma è accessibile in ogni momento e in ogni parte del mondo venendo incontro al dinamismo e alla flessibilità del modo di lavorare di oggi
• Profilazione: ogni user è profilato in modo da avere precisi diritti e privilegi in piattaforma sulla base di autorizzazioni predefinite

La gestione dell’infrastruttura è demandata al fornitore del servizio.

Come gestire il personale con UiPlan
Modulo Presenze e Assenze

IL DIPENDENTE:

Con UiPlan il dipendente esegue la timbratura dal proprio smartphone. Controlla i turni lavorativi che gli sono stati assegnati e le ultime timbrature effettuate. Notifica la malattia, richiede ferie e permessi compilando pochi campi guidati, ricevendo una mail automatica dal sistema contenente l’approvazione da parte del capo reparto o dal responsabile HR.

IL RESPONSABILE DEL PERSONALE:

Il responsabile del personale estrae mensilmente il report delle presenze generato automaticamente dal sistema, edita direttamente in piattaforma le correzioni in caso di mancata timbratura o timbrature errate del dipendente e approva ferie e permessi. Tutto in tempo reale, senza ridondanza di comunicazioni e nella massima efficienza garantita dalla piattaforma.

REGOLE E POLICY:

In UiPlan puoi impostare le tue regole aziendali in modo da vincolare le timbrature in ingresso (non puoi timbrare prima di un’ora dall’inizio del turno ad esempio) oppure riguardo i ritardi (oltre i 10 minuti di ritardo viene scalata una mezz’ora). Potrai impostare le timbrature dei tuoi dipendenti in modo flessibile o rigido, addirittura vincolandoli a timbrare solo in determinati luoghi, in azienda oppure a casa per chi fa smartworking. Quanto rigido o quanto flessibile? Lo decidi tu!

Risparmio di tempo e gestione dei costi

Un fattore da non trascurare e che dovrebbe fare riflettere ogni organizzazione ad orientarsi verso una gestione digitale delle risorse umane è il risparmio. Le piattaforme di gestione delle risorse umane offrono il vantaggio di ottimizzare tempi e vanno ad agire su diverse aree di spreco:

• Spreco di tempo: prendere nota delle richieste di ferie e permessi che giungono in modo eterogeneo (whatsapp, mail, telefonate, post-it) porta ad un grande spreco di tempo, a grandi margini di errore e a rischi di contestazioni.
• Disorganizzazione: spesso è difficile confermare ferie e permessi ai propri dipendenti senza avere un calendario riepilogativo di tutte le richieste. Nessuno vorrebbe avere un ufficio vuoto!
• Spreco di talento: i lavori manuali e ripetitivi sottraggono risorse importanti specialmente nelle P.M.I., dove l’apporto di ognuno è fondamentale in più reparti.

UiPlan risolve in un solo colpo tutte queste criticità. Avrete un’azienda più organizzata, risparmiando tempo prezioso e impiegando le risorse umane in attività più produttive.

Sottolineiamo inoltre che questi sistemi innovativi consentono di gestire anche tutte le risorse che, da sempre, lavorano in mobilità. Commerciali, tecnici, manutentori, personale viaggiante in generale per i quali la tradizionale timbratura in presenza non è praticabile.

La necessità, poi, di far eseguire le timbrature al di fuori dell’ufficio è ampliata dallo smart working o home working che ha reso il luogo di lavoro più che mai “remoto” rispetto alla sede aziendale.

Perché prendere in considerazione UiPlan
per la gestione digitale di presenze e assenze?

• Se la tua azienda non ha ancora adottato una gestione presenze digitale, ti offriamo l’ottimizzazione di un processo critico manuale. Risparmierai tempo e denaro.
• Se la tua azienda possiede un sistema di timbratura di vecchia generazione come un lettore di badge fisico, ti offriamo l’innovazione di un sistema in cloud in grado di gestire la flessibilità e il dinamismo richiesto dal mondo del lavoro attuale, senza rinunciare alla sicurezza e alle regole imposte dalle tue policy aziendali.
• Se la tua azienda non intende ancora dotarsi di un sistema di timbratura o non intende cambiarlo ma avete necessità di gestire in modo automatico le assenze dei dipendenti, ti offriamo di digitalizzare il solo aspetto della richiesta malattie, ferie e permessi.

Per approfondire le nostre soluzioni per la gestione delle risorse umane contatta il tuo rivenditore Utax di fiducia.

Abbiamo sempre la soluzione migliore per il tuo business.

03/07/2023