OSSERVATORIO HR: EVOLUZIONE NEL POST-PANDEMIA

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Un'azienda Italiana leader nella gestione HR ha pubblicato la seconda edizione dell’Osservatorio sul mondo della Gestione del Personale. Lo studio si è svolto su un campione di quasi mille aziende italiane che hanno risposto a un questionario riguardo la mappatura dei processi di gestione delle risorse umane.

Le aziende che hanno partecipato all’Osservatorio sono distribuite su tutto il territorio nazionale, appartengono a settori differenti e hanno un numero di addetti variabile, cosa che ha contribuito a disegnare un quadro piuttosto completo ed esaustivo degli orientamenti legati alla gestione HR. Ciò che è emerso da questo Osservatorio è che la situazione emergenziale scatenata dalla pandemia (lavoro smart o delocalizzato su tutti) ha portato a modifiche strutturali nelle modalità di gestione dei dipendenti. E’ dunque in atto una vera e propria rivoluzione delle HR.

Il contesto è mutato soprattutto in relazione all’adozione di modelli agili. Un’azienda su tre ha reso lo Smart Working strutturale, scelta che ha comportato la necessità di adeguamento dei sistemi informativi legati alla registrazione delle timbrature.

Emerge dallo studio che quasi l’80% dei responsabili HR vede la digitalizzazione come un elemento imprescindibile. E’ soprattutto aumentata la percentuale di piccole imprese che vogliono introdurre sistemi flessibili e dinamici di gestione presenze.

Rivoluzione HR, efficienza e comunicazione

In tema di digitalizzazione area personale, emerge in particolare un elemento. La necessità di migliorare la comunicazione e renderla snella, efficiente, diminuendo le contestazioni.

Efficienza e Comunicazione

Per attivare un vero processo di trasformazione digitale il portale di gestione del personale deve essere accessibile anche da remoto, tramite supporti mobile e raggiungere anche i collaboratori che non hanno in dotazione un pc o che lavorano in luoghi esterni alla sede (commerciali, tecnici, manutentori, dipendenti in smart working ecc.) I sistemi più apprezzati consentono anche uno scambio di informazioni e feedback, ad esempio workflow di processi approvativi per richieste ferie e permessi, che favoriscono e migliorano la comunicazione aziendale in un'unica piattaforma senza dispersione di dati.

Nelle organizzazioni è dunque in atto un cambiamento radicale, che chiede per essere compiuto, l’adozione di tecnologie digitali. Digitalizzare alcuni processi aziendali HR e puntare su una rilevazione virtuale delle presenze vuole dire mettere al centro i dipendenti, consentendo loro di dialogare con l’ufficio delle risorse umane in modo rapido, sicuro ed efficace. La timbratura del cartellino, ad esempio, non più analogica ma virtuale, è una modalità di rilevazione presenze più innovativa e performante rispetto alla tradizionale timbratura con lettori di badge e marcatempo. Si eliminano i costi di manutenzione e di sostituzione dei dispositivi, evitando inoltre il problema di mancate obliterazioni o l’inserimento manuale di dati al pc.

Geolocalizzazione

La timbratura geolocalizzata, invece, è la soluzione ideale nel caso di personale in servizio esterno o presso sedi terze o distaccate, dove la gestione delle presenze tradizionale sarebbe complessa. Ad esempio, per gli operatori domiciliari, personale della grande distribuzione organizzata, ispettori, manutentori, funzionari giudiziari. Il dipendente segnala l’inizio/pausa/fine attività lavorativa direttamente tramite un portale, con rilevazione geolocalizzata della posizione (solo all’atto della timbratura).

Comunicare, con semplicità e garanzia di certezza, l’inizio-fine delle attività (senza fogli di carta “volanti”), le pause o la localizzazione, gratifica il dipendente, rendendolo parte di un’organizzazione ben strutturata.

LA NOSTRA SOLUZIONE: UIPLAN

Anche noi di UI Innovation abbiamo sviluppato una soluzione pensata e studiata per le piccole medie imprese, nella consapevolezza che l’evoluzione della gestione del personale necessita di soluzioni alla portata di ogni tipologia di azienda, anche delle piccole organizzazioni.

UIPLAN

Uiplan è una piattaforma cloud composta da vari moduli pensati per digitalizzare e ottimizzare alcune aree aziendali trasversali sulla P.M.I. Il modulo del personale, accessibile tramite un browser dal dispositivo del dipendente, consente di introdurre in azienda un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare e tracciare le ore in cui si è lavorato, conteggiare gli straordinari, gestire le turnazioni variabili sulle 24 ore e infine rilevare le assenze per permessi, ferie o malattie. (modulo assenze)

I settaggi in piattaforma consentono inoltre l’automatizzazione di precise policy aziendali, ad esempio regole di ingresso e ritardo, pause consentite, la geolocalizzazione all’atto della timbratura o l’impostazione di turni, fissi o variabili.

Il dipendente, attraverso la compilazione di pochi campi, può richiedere ferie e permessi o notificare una malattia. Il responsabile del personale avrà agio di trovare in tempo reale, in un’area della piattaforma a lui destinata, tutte le richieste ricevute che potrà approvarle o negare con un click, visualizzando un comodo calendario riepilogativo.

In questo modo l’ufficio risorse umane è aggiornato in tempo reale sull’effettiva presenza dei dipendenti e sulle loro assenze. I dati sono registrati, tracciati e storicizzati; si elimina ogni tipo di errore e contestazione, i carichi di lavoro sono ridotti, l’utilizzo di carta è eliminato e le attività di routine vengono automatizzate. La timbratura virtuale in multicanalità è una soluzione innovativa che permette di migliorare l’efficienza e la qualità del lavoro, sia per l’azienda che per i dipendenti.

L’intuitività è l’arma vincente di Uiplan, che si adatta facilmente ad essere utilizzata anche da utenti con scarse competenze tecnologiche.

Brochure UIPLAN:  BROCHURE UIPLAN.pdf

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23/05/2022