Scan Pack Business, il professionista della scansione

Oggigiorno le nostre vite personali e soprattutto lavorative sono perennemente governate dalla fretta e da ritmi piuttosto accelerati. Le cause sono da rintracciare nell’aumento della produttività che riduce al minimo i tempi dei vari processi lavorativi richiedendo spesso l’utilizzo del multitasking per portare a termine più progetti contemporaneamente. Da qui nasce l’esigenza di trovare soluzioni che aiutino i lavoratori ad alleggerire la mole di lavoro riducendo al minimo lo spreco di tempo.

Dalla scansione un valido aiuto

La scansione è oggi la funzione di gran lunga più utilizzata dalle aziende e dai professionisti sulle multifunzioni perché permette di digitalizzare dei documenti cartacei e di trasformare dei dati contenuti su carta in formato elettronico agevolandone il salvataggio e la conservazione, ma anche la trasmissione a terzi. Non a caso, le stime dicono che il rapporto tra stampe e scansioni è di 1 a 5, nel senso che ogni mille stampe vengono effettuate cinque mila scansioni.

Per questo, noi di UTAX abbiamo creato un pacchetto software che agisce proprio nell’ambito della scansione rendendo più semplici, veloci e sicuri alcuni processi ancora oggi svolti manualmente, come nel caso della trasformazione di un documento cartaceo in versione word editabile.

Scan Pack Business: caratteristiche tecniche e composizione

La soluzione è stata pensata per aggiungere ancora più valore alle operazioni di scansione andando oltre la semplice digitalizzazione di un documento cartaceo. Scan Pack Business è infatti composto dall’unione di due software in grado di svolgere diverse funzioni esclusive.

Pin Point Scan

Questo applicativo da installare direttamente sulla multifunzione include tre funzionalità principali:

• La scansione e l’invio via mail che, contrariamente dal tradizionale scan to mail presente di default nelle multifunzioni UTAX, permette di aggiungere del testo, di inserire una conferma di lettura e di cambiare il nome del mittente dell’email inviata dalla MFP. Direttamente collegato alla nostra postazione, Pin Point Scan è in grado di dialogare con il nostro PC avviando automaticamente il nostro account di posta elettronica e allegando i documenti scansionati all’interno di un nuovo messaggio di posta che basterà compilare con del testo e inviare a un determinato destinatario.
• L’archiviazione in una cartella specifica consente all’utente di rinominare il file scansionato inviandolo in una determinata cartella di destinazione scelta direttamente dalla multifunzione. Una funzione ben diversa dallo scan to folder che reindirizza le scansioni in una cartella condivisa e accessibile a tutti obbligando l’utente a tornare alla propria postazione per rinominare il file e spostarlo nella cartella desiderata.
• L’invio di un file sul tuo desktop è, infine, una funzione unica che sorpassa il scan to mail e il sanc to folder rendendo una scansione pronta alla lavorazione direttamente sul desktop del PC, eliminando il fastidio di dover recuperare il file da una cartella predefinita o addirittura dall’account di posta.

Scan to OCR

Al contrario di Pin Point Scan che agevola le operazioni di archiviazione e invio delle scansioni, questo software svolge delle funzioni importantissime perché è in grado di trasformare dei documenti cartacei in file ricercabili e modificali.

• Pensate a tutte le volte che avreste bisogno di modificare una lettera di cui possedete esclusivamente una copia cartacea. Con Scan to word è possibile scansionare la lettera e trasformarla in un documento word editabile, senza il bisogno di doverla riscrivere da capo.
• Lo stesso discorso vale per Scan to excel, la funzione che trasforma una griglia o un estratto conto cartaceo in un documento editabile tramite un processo OCR.
• Mentre le normali scansioni trasformano un documento cartaceo in un’immagine non ricercabile, la funzione Scan to pdf permette di rendere il file scansionato in un vero e proprio pdf al cui interno è possibile digitare del testo e trovarne le corrispondenze evidenziate in giallo.

Quanto conviene questo Software ?

Hai mai pensato a quanto tempo il tuo ufficio perda a scansionare documenti?Proviamo a immaginare una normale operazione di scansione. Bisogna recarsi al Multifunzione, scansionare il documento per inviarlo alla cartella di destinazione, tornare alla propria postazione, cercare il documento e rinominarlo per poi salvarlo nella giusta cartella di destinazione. Se poi vogliamo inviarlo via mail, aggiungiamo il processo per allegare il documento alla mail. Quanto tempo ci abbiamo impiegato? 2 Minuti? 3 Minuti?

E se le scansioni fossero 1.000 in un mese (dato medio di un piccolo ufficio) quanto tempo dedichiamo alla scansione? Eh si, circa 2.000 minuti, cioè 33 ore o se preferisci, 4 giorni alla settimana... Forse dovresti valutare qualche soluzione per ottimizzare questi tempi....

Noi di UTAX mettiamo a tua disposizione tutta la nostra esperienza e ti proponiamo un valido aiuto per dimezzare questi tempi....

(scarica qui la brochure del pacchetto) e contattaci per maggiori informazioni.

20/07/2020