WHATSAPP PER COMUNICARE IN AZIENDA – UN'ABITUDINE RISCHIOSA

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È sicuramente una soluzione comoda quella di usare WhatsApp per le comunicazioni aziendali e, magari, scambiare informazioni e documenti. Ogni azienda possiede il proprio gruppo WhatsApp, usato per comunicare di tutto fra i dipendenti: dai turni di lavoro, alle informazioni generali, fino ad arrivare allo scambio di documenti. I più pensano che, trattandosi di messaggi interni ad un gruppo di colleghi e magari indispensabili per la produzione, il tutto sia giustificato e non richieda alcuna accortezza se non la riservatezza degli utenti.

Niente di più sbagliato!

Secondo Federprivacy, principale associazione di categoria sul territorio nazionale, il cui scopo è quello di rappresentare tutti i professionisti della privacy e della protezione dei dati, oltre il 70% degli impiegati utilizza app di messaggistica per condividere dati sensibili e informazioni critiche dell'azienda, e il 52% di professionisti e manager d’impresa fotografa documenti di lavoro riservati e li spedisce tramite WhatsApp, ma uno su quattro di essi (24%) sbaglia destinatario.

Quella di messaggiare tramite WhatsApp è diventata una vera e propria abitudine.

A preoccupare maggiormente è il fatto che tra le informazioni scambiate tramite queste applicazioni vi sono password aziendali, dettagli delle carte di credito, dati dei clienti, piani strategici, informazioni bancarie e salariali, e persino risultati dei test Covid-19 dei dipendenti con relativi dettagli medici.

Fiumi di informazioni confidenziali che scorrono attraverso le app tanto amate perchè più pratiche e immediate rispetto alla tradizionale posta elettronica. Il Generale della Guardia di Finanza Umberto Rapetto mette in guardia sul fatto che la rapidità dello strumento presta il fianco a notevoli rischi per le aziende:

“WhatsApp diventa il Mercurio dell’Olimpo dello smart working, il fedele servitore di chi vuole sbrigarsi e non perdere tempo: gli si affidano comunicazioni delicate, gli si dà il compito di veicolare documenti di estrema criticità, gli si delega il recapito di foto e audio con i dettagli di attività che dovrebbero restare segrete, gli si consegnano inconsapevolmente le chiavi dell’ufficio e in particolare quelle dei cassetti più riservati.”

Anche se è durante la pandemia che si è riscontrato il maggior aumento dell’uso di WhatsApp e delle varie piattaforme online per motivi di lavoro, non siamo di fronte a un fenomeno passeggero, perché il 79% degli intervistati ha affermato che in futuro si troverà di nuovo ad usare tali app per condividere informazioni aziendali e dati sensibili, nonostante quasi un terzo degli impiegati sia stato già ammonito dai propri responsabili per aver inviato dati confidenziali tramite canali vietati dalle procedure interne.

“Se da una parte le aziende investono risorse e denaro per mantenere un adeguato livello di conformità generale al Gdpr, la realtà è che in molti casi esse hanno perso il controllo dei propri dati personali a causa del fatto che molti dipendenti si sono abituati a ricorrere spesso alla scorciatoia dell’app per trasmettere informazioni riservate ignorando le policy aziendali – spiega Nicola Bernardi, presidente di Federprivacy – Se le imprese non correranno presto ai ripari, sarà inevitabile assistere a una progressiva crescita di contenziosi e violazioni derivanti dall’uso irresponsabile di tali applicazioni”.

Secondo il sondaggio di Federprivacy, nel 60% delle imprese intervistate esiste già una policy che disciplina le app di messaggistica, e sono previste anche sanzioni disciplinari per chi infrange le regole, ma evidentemente le misure organizzative finora adottate non sono sufficienti ad arginare il problema.

Ovviamente in pochissimi si rendono conto che, nella quasi totalità dei casi, viene utilizzato uno strumento non fornito dall’azienda e veicolare informazioni e documenti con queste modalità potrebbe già costituire una violazione del GDPR. Accanto ai cellulari dobbiamo anche considerare i computer e i portatili oltre alle piattaforme di videoconferenze, da Skype fino alla gettonatissima Zoom.

Si tratta di un problema non da poco per le aziende che magari, pensando di risparmiare, utilizzano piattaforme che possono generare altri tipi di costi più che benefici quali sanzioni da parte del garante e data breach che potrebbero anche imporre una completa revisione, con i conseguenti oneri, dell’intera politica privacy aziendale. Quello dell’uso dei sistemi di messaggistica, se non addirittura dei social, è uno degli aspetti che dovrebbe essere adeguatamente considerato al momento di predisporre la privacy policy come fattore di rischio.

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10/10/2022